Instrukcja obsługi systemu BIPLO VIP

Wersja dokumentu 1.0/2024, Autorzy: Aneta Łącka, Marcin Kowalski. Redaktorzy działu często zadawane pytania.

Jeśli nie znalazłeś ważnej dla Ciebie informacji w poniższej instrukcji zapraszamy do działu często zadawane pytania lub skierowania pytania mailowego na serwis@lo.pl.

Informacje podstawowe

System zarządzania treścią BIPLO VIP jest przeznaczony do zarządzania treścią i strukturą serwisu portalowego WWW, bezpośrednio przez przeszkolonych redaktorów i administratorów.

System oparty jest na rozwiązaniach bazodanowych. System jest bardzo intuicyjny pod względem obsługi, dlatego też redagowaniem treścią portalu mogą zajmować się osoby z podstawowym doświadczeniem w obsłudze komputera, bez konieczności instalowania u siebie jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania lub sprzętu.

Portal składa się z dwóch powiązanych ze sobą struktur:

Publicznej - jej zawartość jest ogólnie dostępna dla wszystkich odwiedzających poprzez sieć Internet.
Administracyjnej - jest dostępna tylko dla uprawnionych pracowników, którzy zarządzają i aktualizują zawartość portalu tzw. redaktorów.

Celem niniejszej instrukcji obsługi jest pomoc w sprawnym i efektywnym korzystaniu ze strony administracyjnej portalu przez wszystkich użytkowników mających wpływ na zarządzanie treścią i strukturą portalu.

Rozpoczęcie pracy (logowanie)

Zarządzanie treścią i strukturą portalu internetowego WWW, odbywa się poprzez stronę administracyjną, dostępną z wykorzystaniem przeglądarki internetowej pod adresem: WWW.{domena}/admin. Czyli na przykład www.vip1.lo.pl/admin.

Dostęp do strony administracyjnej mają wyłącznie uprawnione osoby zwane użytkownikami, z których każda posiada indywidualny login i hasło niezbędne do prawidłowego procesu zalogowania się do strony.

W przypadku wpisania nieprawidłowego (nieaktualnego) identyfikatora lub hasła proces logowania zakończy się niepowodzeniem. Przy wpisywaniu hasła proszę zwrócić szczególną uwagę na wielkość liter (aktywność klawisza CapsLock). Po upewnieniu się czy użytkownik posiada aktualny identyfikator, hasło oraz prawidłowo je wpisuje, ponawia próbę zalogowania się.

Uwaga!

Po trzeciej nieudanej próbie logowania dany użytkownik zostaje zablokowany. Blokowanie użytkownika następuje również po miesięcznym braku logowania do systemu (liczonym w dniach: 30 dni). Odblokować konto może użytkownik poprzez samodzielny reset hasła (konieczne uzupełnienie w danych użytkownika adresu e-mail) lub administrator portalu.

Wygląd panelu administracyjnego

Po udanym logowaniu do panelu administracyjnego pojawi się ekran startowy, możemy wyszczególnić:

Pasek narzędziowy w nagłówku, zawierający: przełącznik wersji kontrastowej panelu administracyjnego, instrukcję obsługi, link Moje konto, Powiadomienia, przyciski: Wyczyść cache oraz Wyloguj.
Zakładki panelu administracyjnego, podzielone na: Treść, Administracja, Ustawienia, Moduły.

Moje konto

Użytkownik, który posiada ograniczone uprawnienia może zarządzać danymi swojego konta, zmienić hasło, przypisać adres e-mail do konta (konieczny do samodzielnego resetu hasła). Aby zarządzać swoimi danymi należy:

W panelu administracyjnym kliknąć przycisk Moje konto.
W wyświetlonym formularzu wprowadzić zmiany.
Kliknąć przycisk Zapisz.

Czyszczenie cache'a

Moduł służy do czyszczenia pamięci aplikacji.

Aby wyczyścić pamięć aplikacji należy:

Wybrać przycisk Wyczyść cache.
Pojawi się komunikat potwierdzający "Czy jesteś pewien?", gdzie klikamy "Usuń".
Pamięć podręczna została wyczyszczona.

Uwaga!

Dotychczasowe ustawienia, struktura działów, lista artykułów czy przypięte załączniki mogą być przechowywane przez pamięć podręczną aplikacji. Jeśli zmiany, które zostały wprowadzone w panelu administracyjnym nie są widoczne dla internauty, należy wyczyścić pamięć aplikacji.

Komunikat przy czyszczeniu pamięci podręcznej:

Komunikat potwierdzający prawidłowe wyczyszczenie pamięci podręcznej aplikacji:

Nadanie uprawnień do Wyczyść cache:

W celu przydzielenia uprawnień "Wyczyść cache" poszczególnym grupom użytkowników, należy:

Wybrać z menu zakładkę Administracja
Wybrać przycisk Uprawnienia
Przejść do Edycji uprawnień dla danej grupy w kolumnie Moduły
Następnie zaznaczyć checkbox Zaznacz/odznacz wszystko w wierszu Czyszczenie cache'a
Kliknąć przycisk Zapisz.

Podręczne menu (hamburger menu)

W każdym miejscu w systemie BIPLO VIP (po przejściu do funkcjonalności poszczególnych zakładek: Treść, Administracja, Ustawienia lub Moduły) pojawia się w lewym górnym rogu strony podręczne MENU, z którego możemy przejść do dowolnego miejsca w panelu administracyjnym.

Aby wyświetlić zawartość należy kliknąć Menu, na wyświetlonym ekranie widzimy:

Treść

Aby sprawnie zarządzać zawartości BIP w portalu należy mieć możliwość zarządzania strukturą strony, czyli działami. Redaktorzy mogą tworzyć dowolnie zagłębioną strukturę działów. Zasada, która powinna nam przyświecać to maksymalnie 7 linków na jednym poziomie i zagłębienie menu do „dwóch kliknięć”.

Kolejnym istotnym elementem jest możliwość publikowania artykułów w stworzonej wcześniej strukturze działów.

Kolejne działy instrukcji wyjaśnią jak dodawać, usuwać lub modyfikować dział, zarządzać strukturą portalu oraz jak dodawać i formatować artykuły.

Drzewo działów

Dział - pojedynczy element menu portalu. Z działów zbudowana jest cała struktura portalu internetowego.

Aby wyświetlić drzewo działów dodanych do serwisu należy z menu wybrać zakładkę Treść i kliknąć Działy i artykuły,na wyświetlonym ekranie widzimy:

Status danego działu.
Nazwę działu z przyciskiem plusik jeśli zawiera poddziały (plusik umożliwia rozwinięcie listy poddziałów znajdujących się w danym dziale).
Liczba artykułów w dziale.
Przycisk „łapki” umożliwia sortowanie działów położonych na tym samym poziomie.
Przycisk „dodaj” (ikona zielonego plusa) umożliwiający dodawanie działów/artykułów.
Przycisk Edytuj.
Przycisk Usuń.
„Usuń wiele” pole Checkbox (pozwala na masowe usuwanie działów).
Pod listą działów znajduje się legenda.

Poruszanie się po drzewie działów

Zasady poruszania się po drzewie działów i artykułów:

Możliwe jest rozwinięcie całego drzewa na jednym ekranie (ekranie startowym drzewa działów i artykułów).
Do rozwijania zawartości działu służy plusik przy nazwie działu.
Wejście do danego działu następuje poprzez kliknięcie w nazwę działu.
Dwie kropki na szczycie listy działów pozwalają wyjść poziom wyżej w drzewie, przy dwóch kropkach znajduje się ikona plus, dzięki której można dodawać działy i artykuły w dziale, w którym aktualnie się znajdujemy.
Rodzaj menu jest oznaczony ciemniejszym kolorem zielonym (w przypadku, gdy na stronie jest dostępnych więcej rodzajów menu np.: poziome, pionowe i w stopce). Do menu głównego możemy dodawać jedynie działy.

Dodawanie działu

W celu budowania tzw. drzewa działów w portalu należy wykonać następujące kroki:

Wybrać z menu zakładkę Treść
Wybrać przycisk Działy i artykuły.
Najechać kursorem myszy na ikonę Plus przy wybranym dziale, następnie kliknąć ikonę foldera z plusem Dodaj poddział.
Należy wypełnić pola formularza dodawania działu (opis pól znajduje się w tabeli poniżej) a następnie kliknąć przycisk Zapisz.

Uwaga!

W przypadku niewłaściwego wypełnienia lub braku wypełnienia pól wymaganych w formularzu dodawania działu, pojawi się komunikat o błędnym wypełnieniu formularza. Po wybraniu przycisku Popraw dane przy błędnie wprowadzonych polach pojawi się chmurka z podpowiedzią jak właściwie treść powinna być wprowadzona.

Dodawanie poddziałów jest analogiczne jak procedura opisana powyżej. Jedyną różnicą jest to, że dział (określony mianem poddziału) jest przyporządkowany w hierarchii pod inny dział (wyższego rzędu).

Pola formularza dodawania działu:
Nazwa pola	Opis pola
Zakładka Dane podstawowe
Nazwa (pole wymagane)	Wyświetlana dla internauty nazwa działu. Pamiętaj, aby nazwa działu była zwięzła i opisująca jego zawartość.
Opis (pole wymagane)	Krótki opis co w danym dziale się znajduje. Opis widoczny jest tylko w tym miejscy w panelu administracyjnym.
Gdzie (lista rozwijana, pole wymagane)	Lista działów (struktura) w której dodajemy dział.
Typ (pole wymagane)	Lista rozwijana dostępnych typów działów, w celu dodania działu z artykułami wybieramy z listy rozwijanej opcję Lista artykułów.
Wyświetl tylko jeden artykuł	Pozwala na wyświetlenie włączenie jednego artykułu w dziale lub listy artykułów (tak/nie). nie (domyślnie) pozwala na wyświetlenie w dziale listy artykułów np.: po 10 artykułów na stronie, tak pozwala na wyświetlenie całej treści artykułu, który znajduje się tym dziale po kliknięciu w jego nazwę. Pamiętaj, że wyświetlony zostanie tylko najstarszy artykuł. Pozostałe znajdujące się w tym dziale nie będą widoczne dla internauty.
Szablon działu (pole wymagane)	Możliwość przypisania tworzonemu działowi odpowiedniego szablonu, czyli układu paneli na stronie.
Arkusz CSS	Odpowiada za wygląd grafiki przypisywany do wybranego działu, jeśli nie wybierzemy żadnego szablonu będzie przypisany podstawowy.
Wyświetlanie działu w menu (lista rozwijana, pole wymagane)	Pozwala na włączenie lub wyłączenie działu w widoku dla internauty (tak/nie).
Wyświetlanie działu w środkowym menu	Pozwala na włączenie lub wyłączenie działu w widoku dla internauty jako menu środkowe (tak/nie).
Status (lista rozwijana, pole wymagane)	Dostępny – dział jest widoczny dla Internauty. Niedostępny – dział jest widoczny tylko w panelu administracyjnym. Oczekujący – dział oczekuje na akceptację redaktora o odpowiednich uprawnieniach, nie jest widoczny dla Internauty. Odrzucony – dział odrzucony przez redaktora z odpowiednimi uprawnieniami, dział nie jest widoczny dla Internauty.
Zakładka Lead
Pole tekstowe (TinyMC)	Treść wprowadzona do pola tekstowego będzie wyświetlana przed listą artykułów dostępnych w tym dziale.
Zakładka SEO
Opis	Odpowiada za pozycjonowanie działu w wyszukiwarkach. Opis będzie pobierany do znacznika Meta description. Widoczny będzie w wynikach wyszukiwania np.: wyszukiwarki Google.
Słowa kluczowe	Słowa kluczowe oddzielone przecinkiem. Słowa wypełnią znacznik Meta keywords.
Indeksacja strony przez roboty (checkbox)	Opcja domyślnie zaznaczona. Odznacz jeśli nie chcesz, aby podstrona była indeksowana przez wyszukiwarki.
Zakładka Dział jako link
Adres URL	Wpisz adres internetowy do którego dział ma kierować.
Otwórz w (lista rozwijana)	Opcje: tym samym oknie/nowym oknie.
Zakładka Banery
Pole baner	Możliwość zaznaczenia banerów, które będą wyświetlane przy danym dziale (z przyciskiem ctrl możliwość zaznaczenia kilku banerów).
Kampania	Wybór kampanii banerowej, która ma się wyświetlać przy wybranym dziale (w skład jednej kampanii może wchodzić dowolna liczba banerów).
Zakładka Wyświetlanie (od ... do)
Data od	Wybierz z kalendarza datę od której dział będzie widoczny dla Internauty.
Data do	Wybierz z kalendarza datę do której dział będzie widoczny dla Internauty.
Zakładka Inne
Kanał RSS dla działu	Aby kanał był dostępny dla działu, musi być wybrana opcja „Tak”, która znajduje się w karcie "Inne". Jednakże nie od razu spowoduje to wyświetlanie się artykułów w nim zawartych w kanale. Aby tak się stało, należy w wybranych artykułach wybrać dodatek "Kanał RSS".
Zakładka na str. głównej	Jeżeli chcemy umieścić zawartość danego działu w dolnej części strony głównej, możemy zaznaczyć opcję „Tak” wtedy pojawi się nowy obszar w formie zakładki z nazwą działu na stronie głównej, w której będą prezentowane informacje zawarte w tym dziale. Po zaznaczeniu opcji wyświetlą nam się: Ilość wyś. artykułów na stronie głównej służy ustaleniu ilości artykułów wyświetlanych w zakładce. Pozycja możemy ustalić pozycję naszej zakładki, gdybyśmy chcieli mieć ich więcej
Link do przycisku "pokaż wszystkie..."	Link w widoku internauty dla zakładki na stronie głównej.
Ilość wyś. artykułów w panelu administracyjnym:	Ilość artykułów wyświetlanych na pojedyńczej stronie w panelu administracyjnym (po przekroczeniu ilości następuje paginacja).

Usuwanie działu

W systemie jest możliwość usuwania działów, które nie zawierają artykułów lub poddziałów. W celu usunięcia wybranego działu należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść.
Wybrać przycisk Działy i artykuły.
Przy wybranym dziale kliknąć przycisk Usuń.
W wyświetlonym komunikacie potwierdzić usunięcie klikając przycisku Usuń.

Uwaga!

Możesz usunąć wiele działów na raz. Wystarczy zaznaczyć checkboxy przy odpowiednich działach i kliknąć przycisk Usuń wiele. W systemie jest możliwość usuwania działów, które nie zawierają artykułów.

Edycja działu

W celu edytowania wprowadzonych do formularza danych działu należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść.
Wybrać przycisk Działy i artykuły.
Znaleźć w drzewie odpowiedni dział korzystając z możliwości rozwijania struktury drzewa za pomocą plusów znajdujących się przy nazwie działu.
Wybrać przycisk Edytuj przy odpowiednim dziale.
W wyświetlonym formularzu wprowadzić odpowiednie zmiany.
Wybrać przycisk Zapisz.

Przenoszenie działu w strukturze

W systemie jest możliwość przenoszenia działów w strukturze. Dział jest przenoszony razem z jego zawartością. W celu zmiany położenia działu w strukturze należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść.
Wybrać przycisk Działy i artykuły.
Znaleźć w drzewie odpowiedni dział korzystając z możliwości rozwijania struktury drzewa za pomocą plusów znajdujących się przy nazwie działu.
Wybrać przycisk Edytuj przy odpowiednim dziale.
W wyświetlonym formularzu w polu Gdzie wybrać z listy rozwijanej odpowiedni dział, do którego chcemy przenieść edytowany właśnie dział.
Wybrać przycisk Zapisz.

Zmiana kolejności wyświetlania działu (sortowanie)

W systemie jest możliwość zmiany kolejności działów znajdujących się na tym samym poziomie zagłębienia w drzewie. Aby zmienić kolejność działu należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść
Wybrać przycisk Działy i artykuły.
Zmienić kolejność działów za pomocą ikony Łapki metodą "podnieś i upuść".
Czynność ta nie wymaga zapisywania.

Uwaga!

Zmiana kolejności działów różni się od zmiany położenia działu w strukturze. Zmieniamy kolejność działów, które znajdują się na tym samym poziomie w drzewie działów. Nie przeniesiemy działu do innego działu upuszczając go nad tym działem.

Lista artykułów

Artykuł – jest treścią wyświetlaną w portalu, tekst, zdjęcia, linki, pliki do pobrania. Każdy artykuł posiada skrót tzw. Lead oraz pełną treść.

Artykuły można przeglądać i listować za pomocą drzewa działów i artykułów. Artykuły w odróżnieniu od działów są oznaczone innym kolorem (łososiowym – patrz legenda) oraz posiadają osobną listę w wybranym dziale.

W celu wyświetlenia listy artykułów w danym dziale należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść
Wybrać przycisk Działy i artykuły,
Wybrać dział, w którym znajdują się interesujące nas artykuły poprzez kliknięcie nazwy działu,
Na wyświetlonym ekranie w pierwszej kolejności wyświetlą się poddziały w klikniętym dziale a następnie poniżej pojawi się lista artykułów w danym dziale.

Wyszukiwanie artykułów

Artykuły możemy wyszukiwać za pomocą wyszukiwarki znajdującej się nad drzewem działów. Możemy skorzystać z pól formularza wyszukiwania aby zawęzić kryteria wyszukiwania. Klikając przycisk OK (bez wypełniania żadnego pola wyszukiwarki) wyświetli się lista wszystkich artykułów według daty dodania (najnowszy na górze).

Pola wyszukiwarki
Nazwa pola	Opis pola
Tytuł artykułu	Należy wprowadzić frazę, którą chcemy wyszukać.
Wszystkie działy (lista rozwijana)	Możliwość sprecyzowania w jakim dziale ma szukać.
Użytkownik (lista rozwijana)	Możliwość wyszukania artykułów dodanych przez określonego użytkownika (redaktora).
Dodatek (lista rozwijana)	Wyszukiwanie artykułów po dodatku: Informacja na stronie głównej, Ważna informacja, Załączniki
Publikacja od	Określenie początku zakresu daty dodania szukanego artykułu
Publikacja do	Określenie końca zakresu daty dodania szukanego artykułu
Status (lista rozwijana)	Wyszukiwanie po statusie artykułu
Sortowanie (lista rozwijana)	Sortowanie wyszukanych artykułów według kryteriów

Dodawanie artykułu

Artykuł – jest treścią wyświetlaną w portalu, tekst, zdjęcia, linki, pliki do pobrania. Każdy artykuł posiada skrót tzw. Lead oraz pełną treść.

W celu dodania nowego artykułu należy wykonać następujące kroki:

Wybrać z menu zakładkę Treść.
Klikamy przycisk Dodaj artykuł (opcjonalnie możemy dodać nowy artykuł wybierając przycisk plusa na liście działów a następnie klikamy w ikonę białej kartki z zielonym plusem).
Wypełniamy wyświetlony formularz.
Klikamy przycisk Zapisz.

Pola formularza dodawania artykułu
Nazwa pola	Opis pola
Zakładka Dane podstawowe
Tytuł (pole wymagane)	Wprowadź tytuł artykułu. Pamiętaj, aby tytuł opisywał zawartość artykułu i był niepowtarzalny w całym serwisie.
Dział (lista rozwijana, pole wymagane)	Wybierz w jakim dziale artykuł ma zostać dodany.
Pozycja	Pole opcjonalne. W przypadku dodania artykułu do działu gdzie znajdują się już artykuły (pozostawiając to pole puste) artykuł będzie wyświetlany w kolejności według daty dodania. Możemy ponumerować artykuły. Wtedy będą wyświetlane według numerów. Dział może też zawierać ponumerowane i nieponumerowane artykuły. W takim przypadku w pierwszej kolejności na liście wyświetlą się artykuły z kolejnymi numerami a następnie bez nadanych numerów (według daty dodania).
Wyświetlaj na liście (lista rozwijana, pole wymagane)	Pozwala na włączenie lub wyłączenie artykułu w widoku dla internauty (tak/nie).
Podmiot udostępniający	Pole uzupełniane przez np.: jednostkę podległą w przypadku gdy ta korzysta z portalu BIP jednostki nadrzędnej.
Wytworzył (pole wymagane jedno z dwóch)	Imię i nazwisko (stanowisko) osoby podpisującej się pod dokumentem np.: zarządzeniem. Wytwórca informacji (pole zamiennie z Odpowiedzialny za treść), przykładowo: osoba składająca fizyczny podpis pod dokumentem. Jeżeli pole „Odpowiedzialny za treść” zostało wypełnione, wypełnienie pola „Wytworzył” jest nieobowiązkowe i vice versa.
Data wytworzenia (pole wymagane)	Data widniejąca na dokumencie.
Odpowiedzialny za treść (pole wymagane jedno z dwóch)	Imię i nazwisko osoby która wytworzyła (przygotowała do podpisu) dokument. Osoba biorąca odpowiedzialność za daną informację (pole zamiennie z Wytworzył), przykładowo: osoba zarządzająca danymi dokumentami. Jeżeli pole „Wytworzył” zostało wypełnione, wypełnienie pola „Odpowiedzialny za treść” jest nieobowiązkowe i vice versa
Status (lista rozwijana, pole wymagane)	Dostępny – dział jest widoczny dla Internauty. Niedostępny – dział jest widoczny tylko w panelu administracyjnym. Oczekujący – dział oczekuje na akceptację redaktora o odpowiednich uprawnieniach, nie jest widoczny dla Internauty. Odrzucony – dział odrzucony przez redaktora z odpowiednimi uprawnieniami, dział nie jest widoczny dla Internauty.
Zakładka Miniatura przy artykule
Wgraj pliki (przycisk)	Wgraj plik graficzny, który będzie wyświetlany przy skrócie artykułu jako miniaturka. Pamiętaj, aby wcześniej przygotować plik graficzny o odpowiedniej wielkości. Nie wgrywaj zdjęć prosto z aparatu, które mają rozmiar kilka MB.
Zakładka SEO
Opis	Opis będzie pobierany do znacznika Meta description. Widoczny będzie w wynikach wyszukiwania np.: wyszukiwarki Google
Słowa kluczowe	Słowa kluczowe dodaj po przecinku. Słowa wypełnią znacznik Meta keywords.
Indeksacja strony przez roboty (checkbox)	Opcja domyślnie zaznaczona. Odznacz jeśli nie chcesz aby podstrona była indeksowana przez wyszukiwarki.
Zakładka Wyświetlanie (od ... do)
Początek	Wybierz z kalendarza datę i godzinę od której artykuł będzie widoczny dla Internauty. Jeśli ramy czasowe nie są określone artykuł będzie wyświetlany cały czas.
Koniec	Wybierz z kalendarza datę i godzinę do której artykuł będzie widoczny dla Internauty. Jeśli ramy czasowe nie są określone artykuł będzie wyświetlany cały czas.
Zakładka Powiązanie z dodatkowymi działami
Pole wyboru	Zaznacz jeden lub wiele (z wciśniętym przyciskiem lewy Ctrl) działów w których artykuł się pojawi. Pamiętaj, jest to nadal jeden artykuł. Wprowadzając zmiany w treści artykułu podstawowego będą one widoczne we wszystkich powiązanych działach.
Zakładka Przenoszenie artykułu
Kiedy	Określ datę i godzinę kiedy artykuł ma zostać (automatycznie) przeniesiony.
Gdzie (lista rozwijana)	Określ gdzie artykuł ma zostać przeniesiony (np.: do działu ukrytego o nazwie treści archiwalne).
Usuń powiązania artykułu z działami (checkbox)	Automatycznie usunie powiązania z wszystkimi działami.
Zakładka Szablony specjalne
Pole (checkbox)	Po zaznaczeniu pojawia się dodatkowy formularz, dzięki któremu prezentowana treść szablonów specjalnych jest czytelniejsza i łatwiejsza do wyszukania, np.: Doktoraty i habilitacje, Interpelacje i zapytania radnych, Karty informacyjne SIOS, Konkursy na organizację opieki, Nabory do pracy, Obwieszczenia, Oferty NGO w trybie uchwały, Oświadczenia majątkowe, Otwarte konkursy ofert, Przetargi, Rejestr umów, Sprawy do załatwienia, Uchwały, Zarządzenia.
Zakładka Dodatki
Informacja jako "Ważny komunikat" (checkbox)	Informacja oflagowana tą opcją wyświetlana jest w dedykowanym temu dodatkowi miejscu na stronie głównej serwisu (w postaci wyróżnionego w ramce artykuł).
Informacja na stronie głównej (checkbox)	Możliwość przedstawienia informacji na stronie głównej w okienku wraz z możliwością przejścia do treści artykułu. Po zaznaczeniu pojawi się dodatkowy edytor tekstowy właściwy dla tego dodatku.
Archiwalna wersja artykułu (checkbox)	Artykuł od strony internauty oflagowany jest dodatkową adnotacją, że jest artykułem archiwalnym. Należy określić datę i godzinę rozpoczęcia archiwizacji artykułu.
Kanał RSS (checkbox)	Określa, że dany artykuł jest dostępny przez kanał RSS, jeżeli dział w którym się znajduje ma zaznaczoną opcję kanał RSS dla działu.
Zakładka Zdjęcia z Galerii
Wybierz galerię (lista rozwijana)	Wybieramy wcześniej utworzoną galerię, następnie kliknij na wybrane zdjęcie aby dodać je do artykułu.
Zakładka Formularze
Wybierz formularz (lista)	Pozwala na przypisanie do treści artykułu wcześniej dodanego formularza/ankiety. Kliknij na wybrany formularz aby dodać go do artykułu.
Zakładka Wykresy
Wybierz wykres (lista)	Pozwala na przypisanie do treści artykułu wcześniej dodanego wykresu. Kliknij na wybrany wykres aby dodać go do artykułu.
Zakładka Załączniki
Dodaj (przycisk)	Pojawi się okno z możliwością dodania nowego załącznika do listy załączników a następnie będzie możliwość wstawienia go do artykułu.
Szukaj (przycisk)	Pojawi się okno z możliwością wyszukania załącznika a następnie będzie możliwość wstawienia go do artykułu. Możemy zmieniać kolejność dodanych załączników poprzez metodę "podnieś i upuść". Przy dodanym załączniku pojawia się przycisk Dodaj, który pozwala na umieszczenie załącznika w treści artykułu. W wybranym miejscu pojawi się następujący kod:
Pole Tagi
Tagi/ słowa kluczowe (puste pole)	Możliwość dodawania Tagów, czyli słów kluczowych do artykułu. Aby słowo kluczowe zostało zapisane, należy po wypełnieniu pola nacisnąć klawisz ENTER.
Pole Treść
Treść artykułu	Pole do wprowadzenia treści artykułu. Edytor szczegółowo opisany w kolejnych działach instrukcji.

Artykuł z określonym terminem wyświetlania (od ... do)

Możemy określić ramy czasowe wyświetlania artykułu dla internauty. Aby to zrobić należy:

Dodać lub edytować artykuł.
Wypełnić formularz w zakładce Dane podstawowe i przejść do zakładki Wyświetlanie (od ... do).
Wprowadzić datę i godzinę w polach Początek i Koniec.
Dodać treść artykułu i kliknąć przycisk Zapisz.

W ten sposób dodany artykuł pojawi się na liście artykułów w wybranym dziale w przedziale czasu określonym w panelu wyświetlanie od…do.

Uwaga!

Możemy użyć różnych kombinacji czasu wyświetlania artykułu. Określając tylko początek (datę i godzinę) a pozostawiając pole koniec bez wypełnienia spowodujemy, że artykuł włączy się o określonym czasie i pozostanie widoczny bez ograniczenia czasowego. Jeśli określimy tylko koniec wyświetlania artykułu, zostanie on włączony po kliknięciu przycisku Zapisz (pod artykułem) i będzie widoczny tylko do określonej daty i godziny.

Powiązanie artykułu z dodatkowymi działami

Artykuł może być wyświetlany w różnych działach jednocześnie. Tworzymy wtedy tzw. „odbicie lustrzane” artykułu. Należy pamiętać, że nie robimy jego kopii tylko wyświetlamy jeden źródłowy artykuł w dowolnej liczbie działów. Jeśli usuniemy artykuł podstawowy znikną też wszystkie „odbicia lustrzane” artykułu, jeśli natomiast zmodyfikujemy artykuł podstawowy zmodyfikujemy wszystkie jego „odbicia lustrzane”. W celu utworzenia „odbicia lustrzanego” artykułu należy przy dodawaniu artykułu:

Dodać lub edytować artykuł.
Rozwinąć panel Powiązanie z dodatkowymi działami.
Określić działy z którymi ma być artykuł powiązany poprzez wybranie ich z listy (z wciśniętym przyciskiem lewy Ctrl możemy zaznaczyć dowolną liczbę działów).

Automatyczne przenoszenie artykułu do wskazanego działu

W systemie istnieje możliwość określenia, że dany artykuł ma zostać przeniesiony do wskazanej lokalizacji w drzewie działów z jednoczesnym określeniem czasu przeniesienia.

Aby to zrobić należy:

Podczas dodawania lub edycji artykułu rozwinąć panel Przenoszenie artykułu.
Określić datę i godzinę oraz miejsce gdzie artykuł ma zostać przeniesiony.
Określić dział do którego artykuł ma być przeniesiony,
Opcjonalnie zaznaczyć checkbox Usuń powiązania artykułu z działami.

Archiwalna wersja artykułu

Możemy artykuł oflagować dodatkową adnotacją, że jest artykułem archiwalnym. W tym celu należy:

Podczas dodawania lub edycji artykułu rozwinąć panel Dodatki.
Zaznaczyć checkbox Archiwalna wersja artykułu.
Wprowadzić datę i godzinę archiwizacji artykułu.
Zatwierdzić zmiany klikając przycisk Zapisz.

Poniżej widok dla internauty:

Informacja jako "ważny komunikat"

Wybrany artykuł możemy wyświetlić na stronie głównej serwisu BIP w wyróżnionym miejscu. W tym celu należy:

Podczas dodawania lub edycji artykułu rozwinąć panel Dodatki.
Rozwinąć zakładkę Dodatki i zaznaczyć checkbox Informacja jako "ważny komunikat"
Opcjonalnie wprowadzić datę i godzinę początku i końca wyświetlania artykułu w specjalnej sekcji na stronie głównej.
Zatwierdzić zmiany klikając przycisk Zapisz.

Poniżej widok dla internauty:

Informacja na stronie głównej

System BIPLO VIP umożliwia wyświetlenie ważnych do przekazania informacji na stronie głównej. Będzie ona przedstawiana w formie kwadratowego okienka, nad którą widnieją zakładki poszczególnych artykułów. Po kliknięciu w zakładkę wyświetli się w prawym okienku treść dodatku Informacja na stronie głównej, a pod okienkiem przycisk Czytaj więcej umożliwiający przeczytanie artykułu.

W celu dodania treści, która widoczna będzie na stronie startowej należy:

Podczas dodawania lub edycji artykułu rozwinąć panel Dodatki.
Zaznaczyć checkbox Informacja na stronie głównej.
Pod edytorem tekstu Treść artykułu pojawi się nowy edytor tekstu Informacja na stronie głównej*, wypełniamy go o informacje, które chcemy przedstawić na stronie głównej.
Zapisujemy artykuł wciskając przycisk Zapisz.

Poniżej widok dla internauty:

Uwaga!

Podczas procedury zapisu może pojawić się komunikat mówiący iż wprowadzona przez nas treść nie mieści się w okienku na stronie głównej. Zobaczymy wtedy przykładowe okienko oraz ilość mieszczącej się treści. W tym przypadku powinniśmy skrócić tekst dla dodatku Informacja na stronie głównej.

Kanał RSS

Istnieje możliwość uruchomienia kanałów RSS dla poszczególnych artykułów, jeżeli dział w którym się znajduje ma zaznaczoną opcję kanał RSS dla działu.

Aktywowanie kanału RSS dla działu celem umożliwienia aktywacji kanału RSS dla artykułu:

Przejść do edycji działu, w którym znajduje się interesujący nas artykuł (bądź do tworzenia nowego).
Kliknąć w zakładkę Inne i z rozwijalnej listy Kanał RSS dla działu wybrać opcję Tak.
Zapisać zmiany poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz.

Aktywowanie kanału RSS dla artykułu:

Przejść do edycji pożądanego przez nas artykułu (bądź też dodawania nowego).
Rozwinąć zakładkę Dodatki, zaznaczyć pole Kanał RSS.
Zatwierdzić zmiany klikając przycisk Zapisz.

Od tej chwili informacje na temat wybranego przez nas artykułu powinny być dostępne poprzez kanał RSS.

Szablony specjalne

System BIPLO VIP umożliwia edytowanie i tworzenie artykułów w dedykowanych szablonach. Szablony specjalne pomagaj wprowadzić artykuły, które są na przykład Uchwałami, Zrządzeniami czy Naborami do pracy, co pozwala na ujednolicenie sposób formatowania, przejrzysty oraz uporządkowany sposób wyświetlania i przeszukiwania treści za pomocą specjalnych wyszukiwarek.

W celu utworzenia artykuły w formie szablonu specjalnego należy:

Przejść do edycji pożądanego przez nas artykułu (bądź też dodawania nowego).
Rozwinąć zakładkę Szablony specjalne i zaznaczyć checkbox przy odpowiednim Szablonie specjalnym
Uzupełnić pola w nowo wyświetlonej formatce (formularzu szablonu specjalnego).
Kliknąć przycisk Zapisz przy artykule.

Poniżej przykładowy widok formularza szablonu specjalnego:

Uwaga!

Aby artykuł prawidłowo wyświetlił się w formacie szablonu specjalnego pamiętaj o ustawieniu odpowiedniego typu działu.

Dodawanie załącznika do artykułu

W celu przypisania załącznika do artykułu należy:

Podczas dodawania lub edycji artykułu rozwinąć zakładkę Załączniki.
Kliknąć przycisk Dodaj jeśli chcesz dodać nowy załącznik (wykonać procedurę z działu Dodawanie załącznika) lub
kliknąć przycisk Szukaj w celu znalezienia już wcześniej dodanego załącznika. Kliknij checkbox przy wybranym załączniku i kliknij przycisk Wybierz.
Kliknąć przycisk Zapisz przy artykule.

Uwaga!

Do artykułu możemy przypisać dowolną liczbę załączników. Jeśli chcemy dodać link do załącznika w treści artykułu należy przy nazwie załącznika kliknąć przycisk Dodaj. Odpowiedni kod zostanie wstawiony do treści artykułu.

Tagi (słowa kluczowe)

Tagi są to wyrazy określające dodawany artykuł. Do każdego artykułu powinno się przypisać kilka tagów. Pomagają one w pozycjonowaniu strony, można z nich korzystać przy wyszukiwaniu podobnych treści poprzez kliknięcie na dany tag będąc w określonym artykule.

Aby dodać Tagi do dodawanego artykułu należy:

W polu Tagi (słowa kluczowe) wpisać wybrane słowo opisujące artykuł.
Kliknąć przycisk ENTER, słowo powinno pojawić się w zielonym kwadraciku powyżej pola tekstowego. Tag można usunąć klikając w małą ikonę krzyżyka

Alias (Przyjazne linki)

System umożliwia przypisanie poszczególnym artykułom dodatkowo stworzonych linków tzw. „Aliasów”, którym nadana przez nas nazwa będzie łatwiejsza do zapamiętania. Aby nadać przyjazny link artykułom, należy:

W celu dodania przyjaznego linku do artykułu, należy:

Przejść do edycji pożądanego przez nas artykułu.
Rozwinąć zakładkę Alias i kliknąć przycisk Dodaj alias.
Podać nazwę naszego przyjaznego linku w polu Nazwa aliasu.
Zatwierdzić zmiany klikając przycisk Zapisz.

Poniżej widok okno tworzenia nowego aliasu (przyjaznego linku):

Uwaga!

Alias może być zdefiniowany tylko dla istniejącego już artykułu.

Nazwy aliasu nie mogą zawierać znaków specjalnych.

Aliasy można nadawać nie tylko artykułom, ale również i działom.

W celu dodania przyjaznego linku do działu, należy:

Wybrać z menu zakładkę Treść
Wybrać przycisk Działy i artykuły,
Przejść do Edycji wybranego działu
W oknie edycji przechodzimy do zakładki Inne
W wyświetlonym formularzu wybrać przycisk Dodaj alias,
Podać nazwę naszego przyjaznego linku w polu Nazwa aliasu,
Jeżeli chcemy zmienić nowo tworzonemu przyjaznemu linkowi przypisywany dział, to go zmieniamy za pomocą listy rozwijalnej Dział,
Zapisać klikając przycisk Zapisz,

Stałe treści

W portalu istnieją treści, które można edytować przez moduł Stałe treści, który pozwala na konfigurację ustawień portalu takich jak: dane w stopce strony czy aktualizację logo. Wyróżniamy trzy główne części, do których należą:

Nagłówek: pełna nazwa instytucji - tytuł serwisu; podtytuł serwisu; słownik skrótów; instrukcja obsługi dla internautów.
Stopka: główny redaktor Biuletynu; adres redakcji Biuletynu; Dane kontaktowe.
Grafika instytucji w nagłówku: logo lub herb (Wgraj plik).
Klauzula informacyjna RODO

Aby edytować stałe treści:

Należy przejść do zakładki Treść i kliknij przycisk Stałe treści.
Przy wybranej nazwie kliknij przycisk Edytuj.
Wprowadzić zmiany w wyświetlonym formularzu.
Kliknij przycisk Zapisz.

Deklaracja dostępności

System BIPLO VIP umożliwia uzupełnienie Deklaracji Dostępności na podstawie dedykowanego formularza i opublikowanie na stronie.

Aby móc przejść do jej edycji należy:

Przejść do zakładki Treść i kliknij przycisk Deklaracja dostępności, który przenosi nas do specjalnego formularza.
Wypełnić pola formularza.
Kliknij przycisk Zapisz.

Administracja

Sekcja Administracja pozwala na dodawanie administratorów portalu, nadawanie im uprawnień do modułów i drzewa działów. Umożliwia przeglądanie logów systemowych. Daje możliwość samodzielnej modyfikacji hasła i danych przez administratora o ograniczonych uprawnieniach. Opcja ustawień szczegółowych pozwala też na zmianę konfiguracji serwisu bip

Dodawanie grupy użytkowników

Kliknij przycisk Użytkownicy.
Wybierz zakładkę Grupy.
Wypełnij formularz w zakładce Dodaj grupę. Formularz składa się z pól: Nazwa, opis oraz listy rozwijanej widoczna (tak/nie).
Kliknij przycisk Zapisz. Grupa zostanie dodana do listy znajdującej się po prawej stronie formularza dodawania grupy. Lista zawiera następujące pola: nazwa grupy, przycisk Pokaż (po kliknięciu wyświetli się lista przypisanych do grupy użytkowników), aktywna (tak/nie), przycisk Edytuj, przycisk Usuń.

Nadawanie uprawnień grupie

Dodaliśmy grupę. Następnie należy nadać grupie uprawniania do modułów i do drzewa działów. Aby to zrobić należy:

Kliknąć przycisk Uprawnienia.
Przy wybranej grupie kliknąć jeden z przycisków edycji uprawnień do sekcji: Moduły, Działy, Artykuły, dodatki do artykułów.
Na wyświetlonej liście np.: Moduły zaznaczyć odpowiedni zakres uprawnień (checkboxy). Zakres podzielony jest na następujące uprawnienia: Przeglądanie, Nowy, Edycja, Usuwanie, Akceptacja.
Kliknąć przycisk Zapisz.

Opcje uprawnień
Nazwa	Opis
Przeglądanie	Użytkownik może tylko przeglądać zasoby.
Nowy	Użytkownik może dodawać elementy w odpowiednich modułach.
Edycja	Użytkownik może edytować dodawane zasoby w wybranym module.
Usuwanie	Użytkownik może usuwać dane zasoby w wybranym module.
Akceptacja	Użytkownik ma uprawnienia akceptacji i publikacji treści na stronie.

Uwaga!

Nadając odpowiednie uprawnienia do działów należy pamiętać aby jednocześnie nadać uprawnienia (analogiczne) do artykułów.

Widok części uprawnienia do modułów:

Widok części uprawnienia do działów:

Dodawanie użytkownika

Użytkownik w systemie może pełnić różne role. Może być administratorem lub redaktorem. Zakres działań użytkownika w panelu administracyjnym podyktowany będzie uprawnieniami nadanymi dla grupy do której jest przypisany. O uprawnieniach dowiesz się więcej w dziale Nadawanie uprawnień grupie.

W celu dodania nowego użytkownika należy:

Kliknij przycisk Użytkownicy.
Wypełnić formularz w zakładce Dodaj administratora.
Kliknąć przycisk Zapisz. Administrator zostanie dodany do listy znajdującej się po prawej stronie formularza dodawania administratora. Lista zawiera następujące pola: nazwa użytkownika, grupa (lista rozwijana), aktywny (tak/nie), przycisk Edytuj, przycisk Usuń.

Pola formularza dodawania administratora
Nazwa pola	Opis pola
Login (pole wymagane)	Login bez spacji i znaków specjalnych.
Hasło (pole wymagane)	Co najmniej 14 znaków w tym przynajmniej jedna mała i wielka litera, cyfra oraz znak specjalny.
Powtórz hasło (pole wymagane)	Wprowadź ponownie takie samo hasło jak w polu powyżej.
E-mail	Adres e-mail użytkownika (konieczne uzupełnienie w przypadku aktywacji możliwości resetu hasła).
Imię (pole wymagane)	Imię użytkownika.
Nazwisko (pole wymagane)	Nazwisko użytkownika.
Dział (pole wymagane)	Dział w jednostce do którego należy użytkownik.
Stanowisko	Stanowisko użytkownika.
Podmiot udostępniający (pole wymagane)	Widoczny w metryczce (powoduje automatyczne uzupełnienie pola przy dodawaniu artykułu).
Opis	Widoczny tylko w panelu administracyjnym.
Grupa (pole wymagane, lista rozwijana)	Przypisz użytkownika do wcześniej grupy z odpowiednimi uprawnieniami.
Aktywny (pole wymagane, lista rozwijana)	Tak/nie.
Odbiorca wiadomości (pole wymagane, lista rozwijana)	Tak/nie (konieczne uzupełnienie w przypadku użytkowników z większymi uprawnieniami - akceptacja nowej treści).

Logi systemowe

Moduł pozwala na:

Przeglądanie czynności wykonywanych w panelu administracyjnym przez użytkowników.
Filtrowanie po dacie (zakres), adresie IP, użytkowniku, czynności.
Możliwość przejścia bezpośrednio do modyfikowanego artykułu z poziomu logów klikając na link Edycja przy wybranym logu systemowym.

Uwaga!

Aby pobrać logi w formacie XLS należy wybrać przedział czasowy w wyszukiwarce, kliknąć OK a następnie wybrać przycisk Pobierz w formacie XLS.

Moduły

W tej części opisane zostaną moduły, które można powiązać z artykułem. W celu wyświetlenia dostępnych modułów należy wybrać zakładkę Moduły z Menu Głównego.

Banery

Do celu publikacji linków graficznych lub banerów należy wykorzystać moduł banerowy. W systemie możemy dodawać pojedyncze banery i przypisywać je do artykułów/działów lub tworzyć kampanie banerowe. Wtedy do kampanii przypisanych jest kilka banerów.

W celu dodania nowego banera należy:

Przejść do zakładki Moduły
Kliknąć przycisk Banery,
Wybieramy przycisk Dodaj baner nad wyświetloną listą banerów.
Uzupełnić formularz dodawania baneru, zwracając uwagę na pola obowiązkowe.

W celu dodania kampanii banerowej należy:

Z menu górnego wybrać zakładkę Moduły a następnie link Banery.
Z poziomych zakładek wybieramy zakładkę Kampanie.
Po lewej stronie wyświetli nam się formularz Dodaj kampanię, który należy wypełnić.
Dodanie nowej kampanii zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.

Po prawej stronie formularza Dodaj kampanię znajduje się lista utworzonych kampanii:

Baner bądź kampanię można przypisać do konkretnego działu:

Wybieramy dział i klikamy Edytuj.
W formularzu dodawania/edycji działu klikamy zakładkę Banery.
Wybieramy baner lub kampanie, (jeśli chcemy przypisać więcej niż jedną opcję zaznaczamy wybrane banery lub kampanie z wciśniętym przyciskiem CTRL (postępujemy analogicznie przy odznaczaniu pozycji).
Zapisujemy zmiany dokonane w dziale za pomocą przyciska Zapisz.

Formularze

Moduł pozwala na tworzenie ankiet lub formularzy i umieszczanie ich na stronie. Internauta ma możliwość dzięki nim udzielić odpowiedzi i i odesłać zwrotnie na wskazany adres e-mail.

W celu stworzenia nowego formularza należy:

Z menu poziomego wybrać zakładkę Moduły, a następnie Formularze.
Z formularza znajdującego się po lewej stronie uzupełnić pola:
- Nazwa: nazwa formularza,
- Opis: krótki opis pełniący rolę dodatkowych informacji dla internauty,
- Adres E-mail: adres skrzynki elektronicznej, na którą mają przychodzić maile od internautów.
Wybrać przycisk Zapisz a następnie Edytuj dodany element.
Dodać poszczególne pola formularza za pomocą gotowych szablonów:
- Obiekt typu: Tekst, Mail wypełniającego formularz, Akapit, Wybór, Lista, Wielokrotny wybór, Obiekt typu Etykieta.
Po przygotowaniu klikamy Zapisz.

Przy każdym elemencie formularza możemy określić czy dane pole jest wymagane do wypełnienia czy też nie.

Wykresy

Moduł pozwala na tworzenie wykresów i umieszczanie ich na stronie.

W celu stworzenia nowego wykresu należy:

Z menu poziomego wybrać zakładkę Moduły, a następnie Wykresy.
Następnie należy wybrać przycisk Dodaj wykres i wypełnić wyświetlony formularz Danych Podstawowych.
Przechodzimy do zakładki Dane do wykresu i wypełniamy tabelę danymi.

Formularz danych podstawowych (istnieje możliwość wybrania stylu wykresu, np. kołowy, kolumnowy, słupkowy, krokowy itd.):

Formularz dane do wykresu:

Galerie

System BIPLO VIP umożliwia korzystanie z galerii zdjęć, z których można podpinać zdjęcia do pożądanych przez nas artykułów. W celu wyświetlenia listy istniejących galerii należy zaznaczyć zakładkę menu głównego Moduły, by następnie kliknąć przycisk Galerie.

Tworząc galerię, należy najpierw stworzyć grupę, do której podepniemy tę galerię.

By stworzyć galerię należy kliknąć Dodaj galerię oraz uzupełnić pola wyświetlonego formularza:

Na skróty

Na stronie głównej naszego portalu istnieje możliwość operowaniem modułem Na skróty, który umożliwia dodanie linków do najważniejszych działów/artykułów czy stron internetowych.

W celu dodania nowego linku w sekcji Na skróty należy:

Z zakładek menu głównego wybrać Moduły a następnie przycisk Na skróty.
Wybieramy przycisk Dodaj link. Po jego wciśnięciu należy wypełnić uruchomiony formularz.
Chcąc zatwierdzić nowy link klikamy przycisk Zapisz.

Uwaga!

Jeżeli moduł Na skróty nie jest widoczny na stronie głównej (w widoku internauty), należy upewnić iż sekcja jest aktywna w szablonie aktywna w Szablonie układu strony.

Struktura organizacyjna

System BIPLO VIP umożliwia przedstawianie struktury organizacyjnej jednostki, jest ona wyświetlana internautom w dziale, który ma ustawiony typ działu jako „Struktura organizacyjna”. Aby móc przygotować strukturę, należy z zakładek menu głównego wybrać Moduły a następnie przycisk Struktura organizacyjna.

Wyświetlą nam się dwie zakładki: „Struktura organizacyjna” oraz „Stanowiska”.

Tworzenie struktury organizacyjnej:

W pierwszej kolejności dodajemy stanowiska w zakładce Stanowiska
Klikamy dodaj przycisk Dodaj komórkę organizacyjną
Tworzymy poszczególne części struktury, gdzie za określenie rodzaju komórki (jednostka urzędu (wydział)/ pracownik urzędu) odpowiada pole rozwijane Rodzaj.

Uwaga!

W celu uwidocznienia struktury organizacyjnej dla internauty należy utworzyć dział i ustawić Typ działu: Struktura organizacyjna lub drugi sposób : WWW.{domena}/struktura-organizacyjna - taki link wklejamy do: Dział Jako link, przykładowy link: http://vip1.demo.lo.pl/struktura-organizacyjna

Repozytorium załączników

W systemie BIPLO VIP istnieje możliwość zarządzania załącznikami. Aby móc z tej funkcjonalności skorzystać należy z zakładek menu głównego wybrać Moduły a następnie przycisk Załączniki.

Aby dodać nowy załącznik bezpośrednio w module Załączniki należy:

Kliknąć przycisk Załączniki.
Kliknąć przycisk Dodaj załącznik a następnie Wgraj pliki. Można wgrać jeden lub wiele plików (masowe dodawanie załączników).
Wypełnić wyświetlony formularz przy każdym z wgranych plików. Aby przyśpieszyć wypełnianie treścią meta danych każdego załącznika należy pozostawić zaznaczony checkbox Automatycznie uzupełnianie formularzy kolejnych załączników treściami z pierwszego załącznika.
Kliknąć przycisk Zapisz.

Uwaga!

Rekomenduyjemy dodawanie plików do panelu administracyjnego za pomocą funkcjonalności Załącznik. Tak opublikowany załącznik jest opatrzony metryczką oraz zabezpieczony przed omyłkowym usunięciem.

Poniższy obraz prezentuje listę załączników. Na liście znajdują się następujące informacje:

status,
nazwa widoczna dla internauty,
nazwa pliku,
opublikował,
kategoria,
data dodania,
ikona łańcuszka (link do artykułu do którego załącznik jest przypisany),
przycisk Edytuj,
przycisk Usuń aktywny tylko wtedy gdy załącznik nie jest przypisany do żadnego artykułu,
checkbox usuń wiele.

Pola formularza dodawania załącznika
Nazwa pola	Opis pola
Oryginalna nazwa pliku (pole wymagane)	Nazwa jest uzupełniana automatycznie.
Nazwa widoczna (pole wymagane)	Nazwa widoczna dla internauty. Pamiętaj! stosuj opisowe nazwy załączników.
Status (lista rozwijana, pole wymagane)	Dostępny - widoczny dla internauty. Niedostępny - niewidoczny dla internauty.
Kategoria (lista rozwijana)	Możliwość przypisania załącznika do wcześniej dodanej kategorii. Dodawanie kategorii opisane w dalszej części instrukcji.
Opis	Pole widoczne w panelu administracyjnym.
Podmiot udostępniający	Pole uzupełniane przez np.: jednostkę podległą w przypadku gdy ta korzysta z portalu BIP jednostki nadrzędnej.
Wytworzył (pole wymagane)	Imię i nazwisko (stanowisko) osoby podpisującej się pod dokumentem np.: zarządzeniem.
Data wytworzenia (pole wymagane)	Data widniejąca na dokumencie.
Odpowiedzialny za treść	Imię i nazwisko osoby która wytworzyła (przygotowała do podpisu) dokument.
Data dodania	Data i godzina dodania załącznika.
Początek publikacji	Data i godzina rozpoczęcia publikacji załącznika.
koniec publikacji	Data i godzina zakończenia publikacji załącznika.

Dodawanie kategorii załączników

Aby sprawnie przeglądać i zarządzać wieloma załącznikami warto je grupować w kategorie. Aby dodać kategorię należy:

Kliknąć przycisk Załączniki.
Kliknąć zakładkę Kategorie.
Wypełnić wyświetlony formularz (pole nazwa).
Kliknąć przycisk Zapisz.

Tagi (słowa kluczowe)

Istnieje możliwość przejrzenia i edycji wszystkich utworzonych tagów. Aby móc z tej funkcjonalności skorzystać, należy z zakładek menu głównego wybrać Moduły a następnie kliknąć Tagi (słowa kluczowe). Po wejściu w moduł widzimy:

Tag (ilość tagów) – Kolumna przedstawia nazwy poszczególnych tagów. Przy nazwie kolumny możemy odczytać ilość już istniejących tagów,
Edytuj– Kolumna przycisków, dzięki którym możemy edytować już istniejące tagi,
Usuń– Kolumna przycisków, dzięki którym możemy skasować zbędny nam tag,
Przycisk Dodaj tag , dzięki któremu możemy dodać nowy tag, nie powiązany jeszcze z żadnym artykułem. Po jego wciśnięciu wyświetli nam się mały formularz, należy wypełnić nazwę nowego tagu a potem zapisać przyciskiem Zapisz

Ustawienia

W systemie BIPLO VIP administrator może zarządzać ustawieniami systemu, układem paneli za pomocą modułu Szablony czy też modyfikować wygląd portalu za pomocą modułu CSS.

Szablony układu strony

Aby zmodyfikować układ paneli na stronie głównej lub podstronach należy:

Wybrać zakładkę Ustawienia z menu górnego, następnie kliknąć link Szablony układu strony.
Wyświetli się lista dostępnych szablonów, z których dwa szablony Strona główna oraz Podstawowy są szablonami stałymi bez możliwości usunięcia.
Wybrać przycisk Dodaj szablon.
W wyświetlonym oknie:
- W polu tekstowym Nazwa uzupełniamy nazwę szablonu.
- Z prawej strony odpowiednio układamy panele które są odpowiednikiem lewej i prawej kolumny portalu. Aby konkretny panel przenieść wystarczy przycisnąć lewy przycisk myszy, za pomocą pola wyboru Aktywny możemy włączyć (zaznaczając) lub wyłączyć (odznaczając) dany panel.
Po przygotowaniu szablonu klikamy Zapisz.

CSS

Za pomocą szablonów CSS możemy zmieniać wygląd strony, należy jednak pamiętać aby zmiany wprowadzała osoba doświadczona. W celu modyfikacji CSS’a należy:

Wybrać zakładkę Ustawienia z menu górnego a następnie kliknąć link CSS.
Pojawi się lista dodanych modyfikacji do podstawowego szablonu CSS. Należy pamiętać, że każdy dodany szablon CSS dopisuje swoja zawartość do podstawowego szablonu. Podstawowego szablonu nie da się usunąć. Wybieramy interesujący nas szablon i klikamy Edytuj lub klikamy Dodaj CSS.
Wypełniamy pola formularza.
Klikamy przycisk Zapisz.

Wersja żałobna szablonu

System BIPLO VIP posiada również szablon z wersją żałobną. Aby ją włączyć należy:

Na liście szablonów przy szablonie Wersja żałobna kliknąć przycisk Edytuj.
W wyświetlonym formularzu z listy rozwijalnej Status wybrać opcję Dostępny ewentualnie dodatkowo określić daty graniczne wyświetlania szablonu, Zawartość tego szablonu nie jest dostępna do edycji.

Ustawienia szczegółowe

Moduł pozwala na samodzielną zmianę, m.in. opisu strony, który wyświetla się w wynikach wyszukiwania w Google, tytułu strony dla każdej wersji językowej, ustawienie linków do stałych artykułów (np. w stopce), modyfikację współrzędnych na mapie Google a także zmianę adresu e-mail wykorzystywanego do wysyłania informacji dla Internatów korzystających np.: z Newslettera

SEO (robots.txt)

W panelu administracyjnym istnieje możliwość zarządzania plikiem, robots.txt. Modyfikacje pliku pozwalają określić odpowiednie parametry dla robotów wyszukiwarek bez konieczności logowania się do FTP. Aby z funkcji skorzystać, należy wybrać zakładkę Ustawienia a następnie SEO (robots.txt).

Edytor TinyMC

Podstawowym elementem portalu oprócz działów jest artykuł. Aby w prosty sposób formatować treść artykułu w systemie zastosowano edytor TinyMC, Który pozwala na formatowanie tekstu, dodawanie tabel, zdjęć oraz linków. W poniższych działach zostanie opisana funkcjonalność edytora TinyMC.

Wygląd edytora

Edytor składa się:

Z pasków narzędziowych.
Pola edycji treści.

W edytorze istnieje możliwość pracy na pełnym ekranie. Wybierz przycisk Pełny ekran.

Wstawianie tekstu

Do edytora może być dodawana dowolna treść. Można ją zarówno skopiować i wkleić z edytora tekstu jak i wpisać tekst samodzielnie. Należy pamiętać o pewnych zasadach:

Tekst skopiowany z edytora (Word, Open Office) zawiera ukryte znaczniki które mogą zepsuć wygląd strony internetowej.
Wstawianie tabel powinno odbywać się przez narzędzia umieszczone w edytorze.
Wstawiane zdjęcia nie powinny być większe niż 1MB zwłaszcza jeżeli robimy z nich miniaturkę.

Do wstawiania tekstu z edytorów (Word, Open office, LibreOffice) służą następujące narzędzia:

Wklej – wstawia tekst bez usuwania formatowania.
Wklej jako zwykły tekst – zaznaczenie tej ikony spowoduje, że wklejany tekst zostanie pozbawiony wszelkich znaczników.

Uwaga!

Należy pamiętać, że jeżeli edytor nie usunął znaczników w 100% należy treść najpierw skopiować do notatnika a następnie z notatnika do edytora TinyMC.

W celu usunięcia zbędnego kodu ze skopiowanej treści można posłużyć się przyciskiem Wyczyść formatowanie.

Można również skopiować, wkleić lub wyciąć daną treść. Służą do tego trzy przyciski:

Wytnij – wycina zaznaczony wcześniej w polu edycyjnym tekst.
Kopiuj – kopiuje zaznaczony tekst z edytora.
Wklej – wkleja skopiowany wcześniej tekst w wybranym miejscu.

Formatowanie tekstu

Narzędzia do formatowania tekstu:

B – (ang. Bold) pogrubienie wybranego tekstu.
I – (ang. Italic) pochylenie tekstu.
U – (ang. Underline) podkreślenie tekstu.
S - przekreślenie tekstu
X ² - indeks górny.
X ₂- indeks dolny.
Wyrównaj do lewej (zalecane stosowanie na stronie www).
Wyśrodkuj.
Wyrównaj do prawej.
Justowanie – wyrównanie do obu krawędzi (nie zalecane stosowanie na stronie www).
Kolor tekstu – wybór z palety kolorów.
Kolor tła tekstu – wybór z palety kolorów.
Zmniejsz wcięcie - zmniejsza wcięcie dla akapitu.
Zwiększ wcięcie - zwiększa wcięcie dla akapitu.
Fonty - wybór kroju czcionki (zalecane stosowanie standardowo narzuconej czcionki).
Rozmiar fontu - zmiana rozmiaru czcionki (zalecane stosowanie standardowo narzuconej wielkości czcionki).
Nagłówki - wybór poziomu nagłówka.
Format – lista rozwijana dostępnych formatów tekstu.
Interlinia - lista dostępnych odstępów interlinii.

W celu dobrego ułożenia tekstu na stronie należy wykorzystywać listy numerowane i punktowane. Służą do tego przyciski:

Lista numerowana.
Lista wypunktowana.

W edytorze dostępne są też przyciski do wstawiania znaków specjalnych oraz twardej spacji:

W języku HTML spacja określana jest za pomocą następującego skrótu  . W celu pozbycia się pojedynczych znaków na końcu linii można zastosować pomiędzy tym znakiem a następnym twardą spację. Nastąpi tzw. przyciągniecie pojedynczego znaku do następnego wyrazu. Aby wstawić twardą spację należy usunąć zwykłą spację w edytorze postawić kursor pomiędzy wyrazy gdzie twarda spacja ma być wstawiona i wybrać przycisk twarda spacja.

Wstawianie tabeli

W edytorze można wstawiać tabele. Wygląd tabeli czyli kolor i grubość ramki jest określony przez wykonawcę serwisu odgórnie.

Uwaga!

Pamiętaj, że tabelę stosujemy do prezentacji danych tabelarycznych a nie do formatowania treści.

Aby wstawić tabelę należy:

Kliknąć w polu tekstowym edytora, w miejscu gdzie chcemy wstawić tabelę.
Kliknąć ikonę Tabela.
Z menu kontekstowego ponownie rozwinąć przycisk Tabela i na rozwiniętej siatce zaznaczyć potrzebną liczbę kolumn i wierszy i kliknąć akceptując podświetlony na niebiesko zakres.
Tabela zostanie wstawiona w treść naszego artykułu.
Wypełnij tabelę danymi.

Dodawanie komórek nagłówkowych

Komórki nagłówkowe pomagają w interpretacji danych w tabeli. Odpowiednie stosowanie nagłówków sprzyja również interpretacji danych przez czytniki ekranu.

Możemy określić komórki nagłówkowe z dowolnego zakresu komórek tabeli. Aby stworzyć komórki nagłówkowe należy:

Zaznaczyć zakres komórek przeciągając na nich kursorem myszy z wciśniętym prawym lewym klawiszem myszy.
Komórki podświetlą się na niebiesko.
Kliknąć prawym klawiszem myszy na zaznaczeniu i z menu kontekstowego wybrać opcję Komórka a następnie Właściwości komórki.
W wyświetlonym oknie, z listy rozwijanej Typ komórki wybrać opcję Komórka nagłówkowa.
Z listy rozwijanej Kontekst wybrać jedną z opcji np.: Wiersz.
Kliknąć przycisk Zapisz.
Komórki nagłówkowe otrzymają odpowiednie formatowanie np.: pogrubienie czcionki i wyśrodkowanie w komórce.

Dodawanie tytułu tabeli

Każda tabela powinna posiadać tytuł. Aby był on powiązany z tabelą należy:

Kliknąć prawym klawiszem myszy na wcześniej dodanej tabeli.
Z menu kontekstowego wybrać opcję Właściwości tabeli.
W wyświetlonym oknie zaznaczamy checkbox Pokaż podpis.
Kliknij przycisk Zapisz.
Na szczycie tabeli pojawi się nowa komórka tytułowa do której należy wprowadzić tytuł.

Dodawanie wierszy i kolumn do istniejącej tabeli

W dodanej tabeli możemy dowolnie dodawać wiersze i kolumny. Aby dodać wiersz lub kolumnę należy:

Ustawić kursor myszy klikając w wybraną komórkę tabeli.
Kliknąć prawym klawiszem myszy.
Z menu kontekstowego wybrać opcję Wiersz (w przypadku dodawania kolejnego wiersza) lub Kolumna (w przypadku dodawania kolejnej kolumny).
Wybrać jedną z opcji Wstaw wiersz przed, Wstaw wiersz po, Wstaw kolumnę przed, Wstaw kolumnę po.

Łączenie komórek

Istnieje możliwość łączenia komórek w celu tworzenia tabel o skomplikowanej strukturze.

Uwaga!

Unikaj tworzenia tabel ze scalonymi komórkami.

Aby scalić komórki należy:

Zaznaczyć zakres komórek przeciągając kursorem myszy na nich z wciśniętym lewym klawiszem myszy.
Kliknąć prawym klawiszem myszy na zaznaczeniu.
Z menu kontekstowego wybrać opcję Komórka.
Wybrać opcję Łącz komórki.

Wstawianie linków

W edytorze możemy wstawić linki do stron, adresów e-mail czy do plików. W przypadku plików zalecamy dodawać je przez moduł Załączniki.

Aby dodać link należy:

Zaznaczyć treść lub obraz który ma być linkiem.
Kliknąć na ikonę Wstaw/edytuj łącze.
W wyświetlonym oknie wypełniamy pole URL (adres internetowy) lub wybieramy ikonę znajdującą się po prawej stronie pola URL, która otworzy nam Menadżer plików (jeśli chcemy podpiąć pod link dowolny plik).
Klikamy przycisk Zapisz.

Uwaga!

Pamiętaj aby treść linka była opisowa. Unikaj linków typu "kliknij tutaj".

Wstawianie zdjęć

W edytorze jest możliwość dodawania zdjęć. W celu wstawienia zdjęcia w treści artykułu należy:

Kliknąć w polu edytora w miejscu gdzie chcemy wstawić zdjęcie.
Wybrać ikonę Wstaw/edytuj obrazek.
W wyświetlonym oknie wybrać ikonę Źródło. Wyświetli się okno Menadżera plików.
Wybrać przycisk Wgraj plik.
Wybrać przycisk Dodaj plik (możemy z dysku komputera dodać wiele plików na raz).
Wybrać przycisk Prześlij a następnie Powrót do listy plików.
Na liście plików klikamy w wybraną miniaturkę, która ma być dodana do treści artykułu.
Uzupełnić pole Opis obrazka.
Kliknąć przycisk Zapisz.

Uwaga!

Pamiętaj aby wszystkie pliki dodawane do Menadżera plików układać w folderach. W tym celu dodaj odpowiednie foldery. Unikaj wgrywania plików luzem do głównego katalogu Menadżera plików.

Często zadawane pytania

Jak dokonać samodzielnego resetu hasła?

W celu dokonania resetu hasła postępujemy zgodnie z poniższymi krokami:

W oknie logowania do panelu administracyjnego klikamy link: Problemy z logowaniem?.
Nastąpi automatyczne przekierowanie do okna: “Resetowanie hasła”, gdzie wprowadzamy login użytkownika i klikamy Wyślij (Link z możliwością zresetowania hasła, zostanie wysłany na przypisany do konta adres e-mail).
Klikamy w link, który został wysłany na przypisany do do konta e-mail. Nastąpi przekierowanie do okna “Resetuj hasło”
Wprowadzamy nowe hasło i klikamy Zapisz (Hasło musi się składać z przynajmniej 14 znaków, posiadać przynajmniej jedną małą i wielką literę, cyfrę oraz znak specjalny (!@#$%^&*). W przypadku wprowadzenia niewłaściwych parametrów otrzymamy zwrotny komunikat “Błędnie podano hasło.”.
Po dokonaniu resetu hasła klikamy Przejdź do strony logowania i logujemy się do panelu administracyjnego wprowadzając login oraz nowe hasło.

Jaka jest różnica pomiędzy polami Wytworzył i Odpowiedzialny za treść?

W systemie osoba wytwarzająca dokument to taka, która podpisała się pod dokumentem (uchwałą, zarządzeniem itp.). Odpowiedzialny za treść to osoba, która przygotowała pismo w edytorze tekstu, Wprowadzając np.: uchwałę rady miasta osobą wytwarzającą jest np.: przewodniczący rady miasta (przewodniczący podpisał się pod dokumentem). Osobą odpowiedzialną za treść jest osoba X z urzędu, która dokument przygotowała do podpisu.

Jak usunąć plik załącznika z artykułu?

Przy edycji artykułu w zakładce Załączniki odznacz chceckbox przy wybranym załączniku. Następnie zapisz artykuł. Plik zostanie usunięty (odpięty) z tego artykułu. Uwaga: Plik załącznika będzie dostępny w repozytorium załączników, które jest dostępne dla zalogowanych użytkowników.

Jak przenieść istniejący artykuł pomiędzy działami?

Edytuj artykuł który chcesz przenieść. W zakładce Dane podstawowe rozwiń listę rozwijaną Dział a następnie wybierz inny dział w drzewie działów do którego ma zostać przeniesiony artykuł.

Jak zmienić kolejność wyświetlanych artykułów?

Domyślnie artykuły w danym dziale wyświetlają się według daty dodania. Najnowszy artykuł na górze. Korzystając z pola Pozycja w zakładce Dane podstawowe możemy artykułom nadać kolejne numery. Kolejność ich wyświetlania w dziale będzie zgodna z nadanymi numerami.

Kontakt

Aktualne namiary kontaktowe do naszych specjalistów dostępne są na stronie głównej panelu systemu BIPLO VIP. Istnieje również możliwość wysłania wiadomości poprzez formularz kontaktowy z poziomu panelu administracyjnego.